マイナンバーの正しい保管法

2016年1月より制度が施行されたマイナンバー。

通知カードの配布はすでに終了したため、勤務先への個人番号提示に使用したという方は少なくないでしょう。
従業員をひとりでも雇用している事業所では従業員と、扶養親族についても個人番号を収集する必要があります。
これは源泉徴収票作成事務や、健康保険や雇用保険など各種社会保険の手続きに個人番号の記載が必要となるためですが、個人情報保護の観点からマイナンバーの取扱には非常に厳重なルールが定められています。

従業員のマイナンバーを保管する際は、取扱い担当者と責任者を定めておくことや、紙へ記録したものを保管するファイルや書庫には鍵で施錠すること、さらのその書庫を置く部屋のセキュリティも守る必要があります。


端末で個人番号を管理する際は、外部からの侵入を受けないようにセキュリティソフトを使用したり、クラウド上での管理が必要となりますが、端末自体に番号を保管する際は持ち出しできないようにセキュリティワイヤーで固定するなど厳重な管理をしなくてはなりません。



更に個人番号を取り扱う担当者の作業中は他の従業員などの目に触れないように、デスクや端末の配置や向きについても配慮することが大切です。

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担当者以外の者から番号を見られてしまうような配置の仕方には問題があり、仕切りや別室に端末を配置する方法がより高いセキュリティ対策であると言えます。

このようにマイナンバーの取扱には精度の高いセキュリティ対策を講じる必要があるのです。

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